– 黒衣 – 事務局代行 バックオフィス

成功請負業

大会・学会・セミナーの準備、何から始めたらいいのだろう?
無事に終了するまでの段取りはわからないことばかり。

そういったお悩みを弊社は解消いたします。

学会運営の予算計画・スケジュールのご提案から、主催者様業務・弊社委託業務の分担など、ご予算・ご要望に応じたご提案を行えます。
情報・業務を一元化することができます

■事務処理業務

・企業申込受付・お問合せ対応
・参加者集計
・演題登録お問合せ対応
・指定演題抄録・ご略歴収集
・各種依頼書返信処理
・共催セミナー運営準備
・企業展示出展準備
・関連学会広報受付処理

■書類作成業務

・収支予算計画
・趣意書、御案内状
・各種申請書
(会場利用申請、助成金申請書・報告書)
・講演依頼書・座長依頼書
・労務提供依頼書

■制作業務

・ポスター、チラシ、封筒制作
・ホームページ制作運用
・演題登録システム運用

・プログラム・抄録集制作
・参加証制作

■マニュアル制作等

・会場使用計画・レイアウト
・運営マニュアル
・進行台本
・サブスライドデータ
・看板デザイン

■セミナー運営

・広報宣伝・募集
・ハイブリッドセミナー
・参加受付
・会場設営
・会場不足機材調達

 

 

■オンライン会議

・WEB回線
・ハイブリッド会議
・タイムカウンター

 

■調査・分析業務

・調査対象アポイント
・概略説明資料配布
・アンケート集計
・表グラフ作成
・分析

スキルアップセミナー

 

 

貿易 国別輸出先集計

利用する港湾・空港

 

 

事前登録

各種大会   参加登録 ネット・アナログの計画
学術会議   演題登録とセキュリティ・査読設定
⇒登録システムの手配
カテゴリ区分 分科会等のジャンル分け登録
宿 泊      Vip専約・一般参加者
⇒ネット予約・旅行代理店との情報共有
変更の対応

機動力

設営・撤去  setting   迅速な作業
管理スタッフ director     打合せ・現場監督・進行
技術スタッフ technical staff PC・映像・音響・進行
機材在庫   stock      演出・仮設・映像・PC・音響
企画デザイン planning design レイアウト・サイン・舞台装飾
製作     Production    看板・造形・印刷・サイト

機動力の有る現有スタッフと関連会社でスピーディに準備・当日運営します。

地域コンベンションプロジェクト

コンベンション産業の活性化は、地域における必要な構想の一つです。
地方だからと言ってネガティブにならずに、地方だからこそコンベンション活性化集団が必要です
受け皿としては、産官学連携が必要ですが、先方としてビューローとの連携の中、コンベンションのプロ集団の結成が不可欠です。

 

会場策定

会場をお探しですか?

 

学術会議

最先端の研究の発表・討論する学術会議
運営・進行をサポートいたします

全国レベルの大手PCOの下請・予算の少ない主催者のサポートも進んで数多く取り組んでいます。

主催者様へのお願い

地域の皆さんに、是非とも解りやすい最先端の情報を学会を機に、企画講座を開催していただきたいと願うしだいです。
サポートさせていただきます。

学術会議進行システム

PCプレゼンテーションシステム
リモートプレゼンシステムでの投影
当日演題受付・修正・確認・各会場への転送システム

分刻みの進行に対応いたします

PC進行席

各会場内でのpower pointなどの進行アプリケーションを使用するプレゼンテーションから、動画・音声を含めた対応
リアルタイムでの会場進行を、進行席・座長様との連携で管理・運営を進行いたします。

技術スタッフ・進行スタッフ・司会進行・照明+音響スタッフも運営体制と施設体制を包括サポートいたします。

演者・発表者デスク

演者席ではリモートプレゼンシステムによる簡単な操作で発表をしていただきます。
発表データは事前にサーバーに保管し順番通りに、発表が取り行えるように管理しています。
また進行席には計時回線ツールが座長・演者との進行管理をサポートします。

安心な管理体制

  • 順次、発表データをセカンドPCで最終確認
  • 発表席に登壇いただいた時点でスクリーンに投影
  • 持ち込みPC・MAC-PCにも対応
  • スピーディーな発表者交代が可能なデスクワーク
  • 発表後、お預かりしたデータは完全に消去

当日演題データ受付

演題受付ルールを基に当日のデータ受付をします。
試写用のPC・モニターで技術レベルの高いオペレーターが対応させていただきます。
発表20分前までには、試写・訂正確認を完了してください。
演題登録による発表者の出席が確認され遅延者の報告がなされます。
各会場とは、無線・チャットで情報共有とトラブル回避をします。

学術会議・各種大会の進行機材(PCプレゼンテーション)

 

交流会・懇親会

大会にはアフターコンベンションを含めた情報交換会・懇親会と称される交流会が企画されることが多いです。

 

PCプレゼン

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